Maquininha não integrada ao ERP: como comprovar o IBS e a CBS recolhidos pelo Split Payment?

Entenda como a falta de integração entre pagamento, documento fiscal e sistema de gestão pode dificultar a conciliação tributária e financeira do varejo.

Introdução

Com o Split Payment, parte do valor recebido em uma venda poderá ser separada automaticamente pela instituição de pagamento e encaminhada para o recolhimento do IBS e da CBS.

Na prática, o lojista não receberá na conta bancária todo o valor cobrado do cliente. Uma parcela poderá ser destinada diretamente aos tributos antes da liquidação financeira.

Mas surge uma dúvida importante:

Como o ERP saberá quanto de IBS e CBS já foi recolhido quando a venda for recebida por uma maquininha de cartão que não possui integração com o sistema?

Esse é um dos pontos de atenção da Reforma Tributária para o varejo. O problema não está apenas em calcular o imposto. Está em conseguir relacionar corretamente:

• a venda registrada no ERP;

• o documento fiscal emitido;

• a transação processada pela maquininha;

• o valor efetivamente recebido;

• e o IBS e a CBS segregados no pagamento.

A legislação estabelece o Split Payment como mecanismo de segregação e recolhimento dos tributos durante a liquidação financeira. Em 2026, a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS também publicaram documentos técnicos para orientar a integração dos prestadores de pagamento com a Plataforma Pública do Split Payment.

Primeiro: não se trata exatamente de uma “dedução fiscal”

Para o comerciante que realizou a venda, o valor separado pela instituição financeira representa, em regra, pagamento ou extinção do débito tributário daquela operação.

Portanto, o sistema não deveria simplesmente lançar esse valor como uma despesa ou dedução genérica.

O processo correto precisa demonstrar que:

1. a venda gerou determinado débito de IBS e CBS;

2. parte ou todo esse débito foi recolhido pelo Split Payment;

3. o valor recolhido está vinculado à operação correta;

4. apenas eventual diferença continuará pendente na apuração.

Em outras palavras, o ERP deverá confrontar o imposto calculado no documento fiscal com o imposto efetivamente segregado no pagamento.

Por que a maquininha não integrada pode gerar problemas?

Em uma operação integrada, o ERP conhece antecipadamente informações como:

• número da venda;

• chave da NFC-e ou NF-e;

• valor total;

• forma de pagamento;

• identificador da transação;

• instituição de pagamento;

• valor de IBS;

• valor de CBS.

Essas informações permitem vincular a transação financeira ao documento fiscal.

Já em uma maquininha independente, o operador geralmente digita apenas o valor da compra. A máquina processa o pagamento sem receber automaticamente a chave do documento fiscal ou os dados completos da venda registrados no ERP.

A documentação técnica publicada em 2026 destaca que a vinculação entre o documento fiscal eletrônico e a transação financeira é necessária para a correta apuração do débito do fornecedor e, nas operações entre empresas, para a concessão do crédito ao adquirente. Essa vinculação pode ocorrer pelo envio da chave do documento fiscal ao prestador de pagamento ou pelo registro dos dados da transação no documento fiscal ou em evento posterior.

Sem essa ligação, podem surgir situações como:

• imposto recolhido sem associação imediata à venda;

• diferença entre o valor fiscal e o valor financeiro;

• dificuldade para identificar qual transação quitou determinado débito;

• retenção superior ao valor correto;

• necessidade de restituição ou ajuste posterior;

• divergência entre ERP, operadora de cartão e apuração tributária;

• baixa incorreta das contas a receber;

• distorção do fluxo de caixa.

O imposto recolhido será perdido?

Em princípio, não.

O fato de a maquininha não estar integrada ao ERP não significa que o IBS e a CBS recolhidos deixarão de existir ou serão automaticamente perdidos.

A instituição de pagamento deverá transmitir informações sobre a segregação e o recolhimento aos ambientes da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS. A Plataforma Pública do Split Payment foi estruturada justamente para receber e encaminhar os eventos enviados pelas instituições financeiras e pelos prestadores de serviços de pagamento.

O risco real é outro:

o recolhimento pode existir no ambiente governamental, mas não estar corretamente conciliado dentro do ERP da empresa.

Nesse cenário, o sistema pode continuar demonstrando o tributo como pendente até receber ou importar a informação financeira correspondente.

Portanto, o problema tende a ser principalmente de:

• identificação;

• conciliação;

• rastreabilidade;

• contabilização;

• controle financeiro;

• comprovação da extinção do débito.

Como a vinculação poderá acontecer?

Os documentos técnicos publicados até agora indicam duas formas principais de associação:

1. A informação fiscal acompanha o pagamento

A chave do documento fiscal e os dados do IBS e da CBS são informados ao prestador de pagamento durante a criação ou iniciação da transação.

Esse é o cenário mais adequado para equipamentos e soluções integradas.

2. O documento fiscal recebe os dados da transação

Quando o pagamento é criado sem a chave fiscal, o documento eletrônico poderá receber informações como:

• identificador da transação;

• meio de pagamento;

• CNPJ do recebedor;

• instituição de pagamento;

• demais dados necessários à vinculação.

Isso poderá ocorrer no próprio documento fiscal ou por evento eletrônico posterior, conforme os leiautes e regras aplicáveis.

Para uma maquininha independente, essa segunda alternativa pode ser fundamental. O ERP precisará capturar o identificador da operação de cartão e relacioná-lo à venda correspondente.

O grande desafio será a conciliação

Imagine uma venda de R$ 500,00 realizada no cartão.

O ERP registra:

• venda bruta;

• IBS e CBS calculados;

• taxa da operadora;

• valor previsto para recebimento.

A operadora, por sua vez, poderá liquidar:

• valor líquido da venda;

• menos IBS e CBS segregados;

• menos taxa da adquirente;

• considerando ainda parcelamento e antecipação.

Se o ERP não receber essas informações, o extrato bancário apresentará um valor diferente daquele originalmente registrado no contas a receber.

A empresa precisará separar corretamente:

Valor da vendamenos IBS e CBS recolhidos no Split Paymentmenos taxa da operadoramenos custos de antecipaçãoigual ao valor líquido creditado na conta.

Sem essa composição, o lojista poderá interpretar o valor segregado como taxa da maquininha, desconto comercial, diferença de caixa ou recebimento incompleto.

O que o ERP deverá controlar?

Um ERP preparado para o Split Payment deverá possuir, no mínimo:

Identificação da transação

Cada pagamento precisa estar associado à venda e ao documento fiscal correspondente.

Separação dos componentes financeiros

O sistema deve distinguir:

• valor bruto;

• IBS recolhido;

• CBS recolhida;

• taxa da adquirente;

• antecipação;

• cancelamento;

• estorno;

• valor líquido recebido.

Conciliação automática

Os arquivos ou APIs das operadoras deverão ser confrontados com as vendas registradas no sistema.

Baixa tributária

O valor segregado deve reduzir o débito tributário da operação, evitando que a empresa considere como pendente um imposto já recolhido.

Tratamento de diferenças

O sistema deverá identificar:

• recolhimento inferior;

• recolhimento superior;

• pagamento parcial;

• parcelamento;

• cancelamento;

• devolução;

• chargeback;

• transação sem vínculo;

• documento fiscal cancelado após o pagamento.

A maquininha independente deixará de funcionar?

Não necessariamente.

A legislação não determina, por si só, que todo equipamento de cartão precise estar fisicamente conectado ao ERP.

Entretanto, quanto menor for a integração, maior será a necessidade de processos posteriores para identificar e conciliar as operações.

Uma empresa poderá trabalhar com máquina independente, mas terá de encontrar uma forma segura de importar ou registrar:

• NSU;

• código de autorização;

• identificador da transação;

• adquirente;

• bandeira;

• data e horário;

• valor;

• parcelas;

• documento fiscal relacionado;

• IBS e CBS segregados.

A simples digitação manual do valor na maquininha poderá se tornar insuficiente para uma gestão tributária e financeira eficiente.

O que ainda não está completamente definido?

Em julho de 2026, a regulamentação operacional e os documentos técnicos do Split Payment continuam em desenvolvimento.

O manual publicado pelo Comitê Gestor descreve uma primeira fase de operação facultativa, especialmente voltada a transações entre pessoas jurídicas. Os leiautes preparatórios também informam que a implantação do mecanismo está prevista a partir de 2027 e que novos cronogramas e orientações serão divulgados pelos órgãos oficiais.

Por isso, ainda não é prudente afirmar que todas as maquininhas independentes utilizarão exatamente o mesmo processo desde o primeiro dia.

O princípio, porém, já está claro:

documento fiscal, pagamento e recolhimento tributário precisarão conversar entre si.

Como o varejista pode se preparar?

A empresa deve avaliar desde já:

• se o ERP registra o identificador das transações de cartão;

• se o sistema importa arquivos das adquirentes;

• se existe integração TEF ou integração por API;

• se a NFC-e registra corretamente as formas de pagamento;

• se o contas a receber separa taxas e tributos;

• se haverá conciliação dos valores informados pela Receita e pelo Comitê Gestor;

• como serão tratados cancelamentos e devoluções;

• como o escritório contábil receberá essas informações.

Também será importante evitar o uso de uma mesma maquininha por empresas ou CNPJs diferentes, pois isso pode dificultar a identificação do verdadeiro recebedor e a correta conciliação tributária.

Conclusão

O Split Payment não torna necessariamente proibido o uso de maquininhas não integradas ao ERP.

Mas transforma a falta de integração em um risco operacional muito maior.

O IBS e a CBS recolhidos não deveriam ser simplesmente perdidos. Porém, sem a correta vinculação, a empresa poderá ter dificuldades para comprovar, conciliar e baixar os valores na apuração e no financeiro.

A pergunta que o varejista precisa fazer não é apenas:

“A maquininha aceita cartão?”

A pergunta passa a ser:

“Meu sistema consegue relacionar cada pagamento ao documento fiscal e ao imposto que já foi recolhido?”

No novo varejo, vender continuará sendo importante. Mas saber exatamente quanto foi recebido, quanto foi recolhido e quanto ainda está disponível no caixa será indispensável.